با یکی ازوظایف دبیرخانه شورای عالی آموزش وپرورش آشنا شویم :" نظارت بر حسن اجرای مصوبات"

نویسنده:زهرا انصاف –کارشناس ارشد مدیریت آموزشی

رییس گروه نظارت برحسن اجرای مصوبات شورای عالی آموزش وپرورش

مقدمه :

نظر به ضرورت قانونمندسازي امور و تقويت روحيه احترام به قانون و حس مسئوليت و پاسخگويي سطوح مختلف مديريتي در نظام اسلامي و لزوم مشاركت عمومي بويژه فرهنگيان، مربيان و صاحبنظران در امر فرهنگ سازي و استقرار حاكميت قانون، براساس ماده يك قانون تشكيل شوراي عالي آموزش وپرورش اين شورا به عنوان مرجع سياستگذاري در حوزه وظايف آموزش عمومي ومتوسطه در چارچوب سياستهاي كلي نظام  تعیین گردیده و سازمان اداري آن بابودجه وتشكيلات مستقل زيرنظر شوراي عالي آموزش وپرورش تعريف شده است.ازجمله وظايف دبيرخانه شوراي عالي نظارت برحسن اجراي مصوبات است .این مقاله بنا دارد،تا بطور اجمالی با ارایه  تعاریفی از موضوع نظارت وکنترل  وبابیان اهمیت وضرورت اجرای فرایند نظارت وکنترل در اجرای مصوبات شورای عالی آموزش وپرورش مجریان مصوبات را بااین وظیفه خطیر وقانونی دبیرخانه شورای عالی آشنانموده وبا جلب همکاری آنان دراجرای نظارت علمی وقانونمند ، بتواند مدیران ارشد آموزش وپرورش رادر تصمیم گیری یاری نماید.

ضرورت و اهميت :

تبصره 11 از ماده 2 اهداف اساسي وزارت آموزش وپرورش، مصوب مجلس شوراي اسلامي اشاره به« ايجاد روحيه احترام به قانون والتزام به اجراي آن و حمايت از برخورداري عموم مردم از حقوق قانوني خويش» دارد و تبصره 14 از همين ماده با عبارت «تقويت حس مسئوليت و اهتمام به امور مسلمين و پايبندي به نظم و انضباط» تأكيد بر اهميت فرهنگ سازي در جهت اجرای قانون و تبعيت از آن داشته و نشانگر وظیفه ويژه آموزش وپرورش در اين امر خطير است.بهره مندی از تبعات قوانین و مصوبات حق مسلم مردم است  و انتظار مي رود تعهد والتزام به اجراي قوانين از بالاترين سطوح مديريتي  در جامعه آغاز و تا آحاد جامعه تسري يابد. همچنين لازمه تحقق هدف تبصره 8 از ماده 2 در خصوص « رشد و تقويت روحيه عدالت پذيري وعدالت گستري و ظلم ستيزي و مبارزه با تبعيضات ناروا و حمايت از مظلومين و مستضعفين» توجه به قوانين و مقررات و اجراي صحيح آن در بخشها و سطوح مختلف آموزش وپرورش است و خصوصاً مديران  ارشد، مياني و اجرائي نقش الگوئي در این زمینه ایفاء می کنند.تبصره 3 از ماده 10 همين قانون به وظايف وزارت آموزش وپرورش در زمینه «تهيه وتدوين مقررات و تنظيم لوايح مربوط به وظايف محوله» اشاره دارد و در تبصره 16 از همين ماده، نظارت بر اجراي صحيح و دقيق كليه آئين نامه ها و سنجش و ارزيابي نتايج حاصله از برنامه ها را از وظايف وزارت آموزش وپرورش مي داند.

ازوظايف و اختيارات محوله به شوراي عالي آموزش وپرورش تعيين خط مشي آموزشي وزارت آموزش وپرورش ، بررسي و تصويب هدف ها و نظام آموزشي ، بررسي و تصويب برنامه هاي درسي وتربيتي موسسات آموزشي كشور و بررسي و تصويب كليه لوايح قانوني مربوط به آموزش وپرورش می باشد.

از دیگر سو ماده يك از قانون تشكيل شوراي عالي آموزش وپرورش وظيفه دبيرخانه شورا را پشتيباني علمي، پژوهشي و خدماتي متناسب با وظايف و مسئوليت شورا، نظارت برحسن اجراي مصوبات وتوسعه ارتباطات با مجريان ومردم »تعيين نموده است، لذا تحقق اهداف اساسی نظام آموزش و پرورش  مستلزم اجرای دقیق مصوبات شورای عالی خواهد بود.

"اهمیت مقوله نظارت و ارزیابی از آن روست که نظارت و ارزیابی عامل اصلی افزایش خردمندی مدیریت است که از آن طریق سازمان می تواند توان سازمانی و اداری خود را ارتقاء دهد. بهره وری و ارتقای آن در سازمان اتفاق نمی افتد مگر اینکه نهایی ترین مأموریت حوزه راهبری، یعنی نظارت و ارزیابی محقق شود. "( باقریان 1379)

در اینجا بر این نکته تأکید می شود که منظور از «ارزیابی» ارزیابی عملکرد مجریان و به عبارتی دیگر قضاوت در مورد چگونگی اجرای صحیح و دقیق مصوبات مورد نظراست.

امام علی (ع) در زمینه نظارت و مراقبت بر اعمال و رفتار کارگزاران و کارکنانی که تحت مدیریت ایشان بودند، بسیار دقیق و هوشیارانه عمل می کرد و در زمینه نظارت بر عملکرد کارگزاران اهتمام ویژه داشت.

امام علی(ع) در بخشی از عهدنامه و دستورالعمل مهم خود به مالک اشتر در مورد نظارت بر عملکرد کارگزاران و افراد تحت امر او می فرماید:

« پس بافرستادن مأموران مخفی - که اهل راستی و وفاداری هستند ، کارهای آنان را زیرنظر بگیر، زیرا بازرسی مداوم و پنهانی تو سبب می شود که آنان به امانتداری و مداراکردن با مردم ترغیب شوند." ( نهج البلاغه نامه 53 )

چهارچوب نظري:

"فرايند مديريت متضمن هماهنگ ساختن منابع انساني و مادي به منظور دستيابي به هدفها يا ایفای رسالتهاي معين است. از آنجا كه تقريباً در هر سازمان نوعي تقسيم كار وجود دارد، باموقعيت هايي مواجه ايم كه در آن ها افراد مختلف به انجام اعمال متفاوت مي پردازند. اين افراد در مواقع مختلف براي انجام وظايف خود به منابع مادي و اطلاعاتي متفاوت نياز دارند. مسئوليت مدير اين است كه كليه اين فعاليت ها را چنان هماهنگ ، منظم و يكپارچه سازد كه هدف به موقع و با كارايي حاصل شود. "( ميچل / ترجمه شكر كن 1373) " يكي از وظايف اساسي مديران ، نظارت و كنترل بر امور و جريان هاي موجود در مراكز و سازمان هاي تابعه است، وظيفه مديريتي نظارت عبارتست از سنجش و اصلاح عملكرد براي دست آوردن اين اطمينان كه هدف هاي سازمان و طرح هاي اجرايي آن با كاميابي به انجام رسيده است. " (كونتز و همكاران/ ترجمه طوسي و همكاران 1372)

تعريف نظارت و كنترل:

تعریف لغوی: نظارت از ماده «نظر»است و مرحوم دهخدا در کتاب لغت نامه (ج14) ذیل واژه مذکور، آن را به نگریستن درچیزی با تأمل، چشم انداختن، حکومت کردن بین مردم و فیصله دادن دعاوی ایشان، یاری دادن و مدد کردن و کمک کردن و نیز به معنای چشم، بصر، دیده، فکر اندیشه، ،تفکر ،رویه، دقت، تأمل، تدبر، خیال، وهم و اعتراض آورده است.

ایشان ناظر را به معنای نظر کننده، نگرنده، نگاه کننده، بیننده، شاهد و کنایه از جاسوس، دیده بان و نگاهبان مطرح نموده و در نهایت« نظارت» را به معنای نظر کردن و نگریستن به چیزی، مراقبت، در تحت نظر و دیده بانی داشتن کاری، نگرانی دیده بانی به سوی چیزی و مباشرت معنا کرده است.

معمولاً اصطلاحات نظارت وكنترل با هم مورد استفاده قرار مي گيرند.عده اي از صاحب نظران نيز معتقد به جدايي مفهوم آن هستند. بهرحال اگر چه هر يك از اصطلاحات نظارت و كنترل داراي معاني متفاوتي هستند، اما درعين حال كاملاً بهم مربوط اند. در اين جا تعاريف مختلف نظارت و كنترل ارائه مي گردد.

"کنترل، فراگردی چهار مرحله ای است: مرحله اول، تعیین ملاکها و روشهای سنجش عملکردهاست که شامل همه جوانب کار و فعالیت های سازمان می شود. مرحله دوم، نظارت عملکردها و سنجش و اندازه گیری آنهاست. مرحله سوم، بازنگری یا مقایسه نتایج حاصله از سنجش عملکردها و هدفهای تعیین شده است. در مرحله چهارم، اگر تفاوتها و انحرافاتی مشاهد شود، اقداماتی برای تصحیح عملکردها صورت می گیرد. "( علاقبند1382)

سخن كوتاه آن كه نظارت يعني:

1- دريافت اطلاعات كامل و روشن از كار

2- مقايسه علمي و دقيق كار با اهداف

3- تعيين انحراف از هدف و روشن كردن دلايل آن

4- جلوگيري از وقوع يا تكرار انحراف و تصحيح آن

5- علت نگري انحراف( تحليل) كه ممكن است به عوامل مذكور در ذيل مربوط باشد:

الف) روش رهبري در رده هاي بالا

ب) ناتواني مجريان ( نقص مديريت در رده هاي پايين )

پ) نقص قوانين و مقررات

ث) مسايل سياسي – اقتصادي

ج ) نارسايي معيارهاي نظارت و كم بودن عامل هاي نظارت گر

چ) روشن نبودن هدف يا كژانديشي در تشخيص آن از طرف مجريان

ج) كمبود هاي مالي

خ) بي توجهي به معيارهاي كيفي و تمركز بر روي معيارهاي كمي

تعريف ارزيابي و ارزشيابي

" از نظر واژه شناسي ، ارزيابي سنجش وبررسي حدود هرچیز وبرآوردکردن ارزش آن است." (فرهنگ معين، جلد اول ) واژه ارزشيابي از نظر واژه شناسي تعريف نشده است، اين در حالي است  كه برخي از صاحب نظران اذعان مي دارند كه دو واژه ارزيابي Apprasial و ارزشيابي Evaluation  كاملاً متفاوت از هم هستند و اين تفاوت را اين گونه بيان مي كنند كه ارزيابي يك فرآيند محدود در خصوص عملكرد فرد است، در حالي كه ارزشيابي اندازه گيري، قضاوت و تصميم گيري در مورد هر پديده مي باشد.

بديهي است فرایندنظارت و كنترل به ارزيابي یا قضاوت بر نحوه انجام فعاليت ها منجر خواهد شد.

اگر فعاليتي قابل اندازه گيري نباشد قابل كنترل نيست و اگر قابل كنترل نباشد قابل مديريت نخواهد بود. ارزيابي عملكرد پايه واساس تمامي برنامه هاي مديريت كيفيت جامع شناخته شده است . تشخيص و اعمال تغيير در هر سازمان از مهمترين وظايف مديريت به شمار مي آيد. اين گونه تغييرات بدون داشتن بينش وآگاهي كافي از علت آن مؤثر نمي افتد. به علاوه در بسياري از     سازمان ها رويكرد استانداردي براي طراحي و پياده سازي سيستم ارزيابي عملكرد وجود ندارد. در موفقيت برنامه ها بطور كامل بهره نمی برد.

طرح ریزی نظام نظارت و ارزیابی :

اجرای نظام نظارت وارزیابی، نیاز به طراحی دارد و برای این منظور لازم است شاخص های لازم برای ارزیابی و نظارت به تناسب حساسیت مقوله های مورد ارزیابی، طراحی وابعادآن با توجه به اهداف نظارت مشخص شود.این درست است که انجام نظارت نیاز به جمع آوری آمار واطلاعات دارد ولی برقراری تناسب بین سطح و عمق اطلاعات جمع آوری شده وتعیین نقطه بهینه، نیاز به طراحی دارد تا ازطریق جمع آوری اطلاعات مهم ومورد نیاز و پردازش آنها، امکان بهره برداری موثر از نتیجه اطلاعات جمع آوری شده برای مدیران فراهم شود.

"در طرح ریزی نظارت و ارزیابی باید مخاطب یا مخاطبین مورد توجه قرار گیرند، و براساس مخاطب، نوع شاخص ها، نوع و حجم اطلاعات و نحوه پردازش آنها برنامه ریزی شود.

برای تحقق تمامی موارد یاد شده ، منابع انسانی، مالی، سخت افزار و نرم افزار مورد نیاز است. "                       ( باقریان 1379)

سیاستهای دبیرخانه شورای عالی در امر نظارت

سیاست دبیرخانه شورای عالی نظارت کلان بر حسن اجرای مصوبات است وبه هیچ عنوان نباید اقدامی موازی با فعالیت بخشهای نظارتی حوزه ستادی تلقی شود. وشورا در صدداست با هماهنگی و بهره گیری از ظرفیت های سازمانی موجود در حوزه ستادی، نظارت کلان برحسن اجرای مصوبات را برنامه ریزی نماید.

بدیهی است استفاده از نتایج نظارت بر اجرای برخی از مصوبات که توسط دفاتر حوزه ستادی انجام می شود نیز از سیاستهای دبیرخانه می باشد.

فرایند نظارت

1- تعین مقوله های موردنظارت

در این مرحله مقوله هایی که در سطوح مختلف وزارت آموزش و پرورش  باید مورد نظارت و ارزیابی قرار گیرند حسب نیاز و اقتضای هر مصوبه مشخص می شود و براساس مقوله های مهم و اساسی تعیین شده نسبت به نظارت و ارزیابی عملکرد آنها در دوره های زمانی مشخص اقدام لازم صورت می پذیرد.

2- طراحی شاخص ها و استانداردها

در مرحله دوم با توجه به مقوله های تعیین شده مرتبط با هر مصوبه، نسبت به طراحی شاخص ها و معیارهای مورد نظر اقدام می شود که شاخص ها می توانند کمی یا غیرکمی(کیفی) باشند.

بسته به نوع مقوله مصوبه مورد نظارت و ارزیابی ،شاخص ها نیز طراحی می شود.

طراحی شاخص ها و معیارها علی رغم آنچه در ظاهر ممکن است به نظرآید از مراحل پیچیده و مشکل نظارت و ارزیابی است  واگر شاخص های مناسب و درست، طراحی و مورد استفاده قرار نگیرند، نتیجه ارزیابی نیز قابل استفاده نخواهد بود.

3- اندازه گیری

در این مرحله، براساس استانداردهای موجود( در صورت وجود استانداردهای مورد نیاز) یا برمبنای اهداف و یا فرضیه های کلی سازمان، عملکرد جاری مجریان مصوبات مورد اندازه گیری و قضاوت قرار می گیرد.

حيطه نظارت دبيرخانه شوراي عالي

مصوبات شوراي عالي آموزش وپرورش طور معمول ازنظرمحتوايي دربرگيرندهء تمام سطوح وزارت آموزش وپرورش ومحل  اجراي آن حوزه های مختلف ستادی، استانی و منطقه ای است  وبالطبع حيطه نظارتي شوراي عالي از زمان تصويب مصوبات وخروج از دبيرخانه شورای عالی وابلاغ به معاونتهاي ذيربط آغاز ودامنه پيگيري و نظارت بر اجرای آن تا استان، منطقه ونهايتا مراكز آموزشي گسترده خواهدشد.

بديهي است شيوه نظارت وارزيابي اجراي مصوبات درسطوح مختلف وزارت آموزش وپرورش  به اقتضای هر مصوبه پیش بینی خواهد شد.

فهرست منابع و مآخذ:

1-امام علی (ع)، نهج البلاغه ،نامه 53

2- باقریان، محمد، مفاهیم و چارچوب مدیریت راهبردی با نگرش بومی، (1379) مرکز آموزش مدیریت دولتی

3-ترنس آر، میچل ، مردم در سازمانها، ترجمه شکرکن، (1373) انتشارات سمت

4- دهخدا علی اکبر، فرهنگ لغت فارسی ، ج 14

5- علاقبند، علی، مدیریت عمومی، چاپ نهم(1382)، نشرروان

6- کونتز، هارولدوهمکاران، اصول مدیریت، ترجمه محمد علی طوسی و همکاران(1372) جلد دوم، انتشارات مرکز آموزش مدیریت دولتی

7- معین، محمد، فرهنگ لغت ،ج اول